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Tramite de revision secretarial:
Anular los registros repetidos y dejar como unico el mas antiguo de estos, verificar que los registros contengan todos los datos requeridos (numero de orden, fecha de afiliacion, nombres y apellidos, documento de identidad, direccion, telefono, edad, sexo, ocupacion, comision de trabajo, firma y observaciones).
En caso de encontrar registros incompletos procurar su consecucion. Revisar que cada registro este debidamente firmado o colocada la huella en el caso de los afiliados (as) que no saben escribir.
De presentarse ausencia de firma o huella debe proceder a excluir del libro dichos registros, pues son prueba de inscripciones de personas que jamas adquirieron la calidad de afiliados(as).
Se debe tener cuidado con los registros de afiliados (as) que figuren sin firma porque algunos pueden corresponder a: personas que solicitaron su afiliacion ante la Personeria Local o ante la Secretaria del Interior del Departamento del Atlantico, registros que fueron transcritos despues de adelantar, aplicando el debido proceso, depuracion al libro, los cuales se deben contar como registros habiles.
Verificar la existencia de cartas de renuncia en la cual el afiliado (a) expresa su voluntad de renuncia y/o retiro de la organizacion. De encontrarse tales documentos se deben cancelar dichos registros.
Revisar que la numeracion (numero de orden) de los registros no presente inconsistencias a fin de determinar el numero total de afiliados (as) al libro en una fecha determinada. De hallar inconsistencias se deben hacer las correcciones y constancia en el libro debidamente firmada por Secretario (a) y Fiscal de la JAC.
Proceso declarativo: Es el proceso que realiza la CCC de la JAC para excluir de la JAC a aquellos afiliados (as) que, a pesar de no haber violado las normas comunales, no pueden seguir perteneciendo a la organizacion comunal por las siguientes causales: 1) Fallecimiento. 2) Cambio de residencia por fuera del territorio de la JAC. Se desarrolla de la siguiente manera:
El secretario (a) de la JAC, elabora una lista de los afiliados (as) que presuntamente han fallecido y de aquellos que ya no residen en el territorio de la JAC.
Se entrega el listado a la CCC de la JAC para que la misma, de forma inmediata, inicie el debido proceso que garantice los principios de publicidad, economia, celeridad, eficacia, imparcialidad y contradiccion; asi como el derecho de defensa, para lo cual debe adelantar los siguientes pasos:
Adopta, mediante decision plasmada en documento denominado AUTO, la apertura del proceso declarativo en contra de los afiliados (as) presuntamente fallecidos (as) y/o de aquellos (as) que han cambiado de residencia fuera del territorio de la JAC.
Comunica a los afectados (as) sobre la apertura del proceso declarativo dentro de los cinco (5) dias siguientes a la expedicion del auto, y les otorga un plazo (dia, lugar y fecha) para que clarifiquen su situacion y aporten las pruebas que consideren pertinentes. Se recomienda dejar cinco dias para la presentacion de las mismas.
Una vez se haya permitido a los afectados (as) exponer su situacion, la CCC de la JAC practica las pruebas, para lo cual tiene un termino de cinco (5) dias habiles, para tomar la decision pertinente en cada uno de los casos. La practica de pruebas consiste en revisar documentos, realizar visitas a la residencia de los afiliados (as) a fin de determinar si la persona aun vive alli o para indagar con los vecinos(as) la situacion de cada uno.
Surtida la practica de pruebas la CCC de la JAC proyecta el fallo declarativo en donde se realiza el analisis de las pruebas que obren dentro del proceso, para lo cual tiene un termino de cinco (5) dias. Posteriormente contara con un (1) dia para la expedicion del fallo, en el cual se resuelve excluir de la JAC del barrio correspondiente aquellos afiliados (as) que efectivamente no residen en el territorio de la JAC o que fallecieron, notificandolos personalmente dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la emision de dicho fallo. Para notificar personalmente se envia una citacion al afiliado (a) a la direccion que se encuentra registrada en el libro, si el afiliado(a) no se hace presente, se procede a la notificacion por Edicto, mediante un escrito que se coloca por diez (10) dias habiles en un sitio visible y de amplia concurrencia en el barrio, entre ellos el salon comunal. Si no hay salon comunal, se fijara en otro lugar publico con esas caracteristicas.
Se debe hacer saber a los afectados (as) que tienen derecho a interponer los recursos de reposicion y apelacion dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de notificacion personal o por edicto, tanto en el fallo declarativo como en las respectivas diligencias de notificacion.
La notificacion por edicto se entendera surtida el dia de desfijacion del edicto. Si dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de desfijacion del edicto o a la diligencia de notificacion personal los afectados no interponen recurso alguno (reposicion y/o apelacion) el fallo queda en firme, es decir que las decisiones alli tomadas son de obligatorio cumplimiento.
Los recursos (reposicion y/o apelacion) se interponen ante la CCC de la JAC para que se aclare, modifique o revoque la decision.
El Recurso de Reposicion lo asume y resuelve la CCC que emitio el fallo, en este caso la CCC de la JAC.
El Recurso de Apelacion lo asume y resuelve la CCC de ASOCOMUNAL. (Articulo 25 literal b) del Decreto 1930 de 1979)
Una vez en firme el fallo, la CCC de la JAC lo remitira al secretario(a) de la JAC para que proceda con las respectivas exclusiones y deje las anotaciones correspondientes en el libro.
Proceso disciplinario (previo proceso conciliatorio Art. 45 y siguientes de la Ley 743/02 y Art. 11 y siguientes Decreto reglamentario 2350/06)
Es el proceso que adelanta la CCC de la Asociacion de Juntas de Accion Comunal de la localidad correspondiente para desafiliar, mediante sancion, a quienes han violado las normas o han incumplido deberes como miembros de la organizacion comunal como es el caso de aquellos afiliados (as) que no han asistido o no han atendido las citaciones a dos (2) o tres (3) asambleas o reuniones consecutivas del organo del cual hacen parte, de acuerdo con lo establecido en los estatutos de la JAC. Este proceso lo adelanta, el cual contempla los siguientes pasos:
El secretario (a) de la JAC relaciona las personas que presuntamente han violado las normas o han incumplido deberes como miembros de la organizacion comunal como es el caso de aquellos afiliados (as) que han incumplido la norma al no asistir o no atender las citaciones a dos o tres asambleas o reuniones consecutivas del organo del cual hacen parte, segun lo establecido en los estatutos de la JAC.
El secretario (a) de la JAC remite el listado con las pruebas existentes (copia de las actas de asamblea con registro de asistentes, listados de afiliados (as), estatutos, etc.) a la CCC de la respectiva Asociacion para que esta inicie el proceso disciplinario que contempla los siguientes pasos:
Adopta, mediante decision plasmada en documento denominado AUTO, la apertura del proceso disciplinario en contra de los afiliados (as) que presuntamente han violado las normas o han incumplido deberes como miembros de la organizacion comunitaria como es el caso de aquellos afiliados (as) que no han asistido o no han atendido las citaciones a dos (2) o tres (3) asambleas o reuniones consecutivas del organo del cual hacen parte, de acuerdo con lo establecido en los estatutos de la JAC, formulando de manera precisa los respectivos cargos.
Comunica a los afectados (as) sobre la apertura del proceso dentro de los cinco (5) dias habiles a la expedicion del AUTO DE PLIEGO DE CARGOS del disciplinario y les otorga un plazo (dia, lugar y fecha) para que presenten sus descargos que sera dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la comunicacion del auto para que clarifiquen su situacion, rindan su version de los hechos, aporten y soliciten pruebas.
Una vez se les haya permitido a los afectados (as) exponer su situacion presentando los descargos o su version de los hechos, la CCC de la Asociacion correspondiente practica las pruebas, para lo cual tiene un termino de 10 dias habiles a fin de tomar la decision pertinente en cada uno de los casos. La practica de pruebas consiste en revisar documentos, recibir testimonios, realizar inspecciones, etc. y analizar los descargos presentados por los afectados (as).
Surtida la practica de pruebas la CCC de la ASOCIACION elabora y emite el fallo disciplinario, contando con un plazo de diez (10) dias habiles en el cual se resuelve sancionar y como consecuencia excluir de la JAC del barrio correspondiente a aquellos afiliados(as) a los que efectivamente se les comprobo han violado las normas o han incumplido deberes como miembros de la organizacion comunitaria como es el caso de aquellos afiliados (as) que no han asistido o no han atendido las citaciones a dos (2) o tres (3) asambleas o reuniones consecutivas del organo del cual hacen parte, de acuerdo con lo establecido en los estatutos de la JAC, notificandolos personalmente dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la emision de dicho fallo. Para notificar personalmente se envia una citacion al afiliado (a) a la direccion que se encuentra registrada en el libro, si el afiliado(a) no se hace presente, se procede a la notificacion por Edicto, mediante un escrito que se coloca por diez (10) dias habiles en un sitio visible y de amplia concurrencia en el barrio, entre ellos el salon comunal. Si no hay salon comunal, se fijara en otro lugar publico con esas caracteristicas.
Se debe hacer saber a los afectados (as) que tienen derecho a interponer los recursos de reposicion y apelacion dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de notificacion personal o por edicto, tanto en el fallo disciplinario como en las respectivas diligencias de notificacion.
La notificacion por edicto se entendera surtida el dia de desfijacion del edicto. Si dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de desfijacion del edicto o a la diligencia de notificacion personal los afectados no interponen recurso alguno (reposicion y/o apelacion) el fallo queda en firme, es decir que las decisiones alli tomadas son de obligatorio cumplimiento.
Los recursos (reposicion y/o apelacion) se interponen ante la CCC de la Asociacion de JAC para que se aclare, modifique o revoque la decision.
El Recurso de Reposicion lo asume y resuelve la CCC que emitio el fallo, en este caso la CCC de la Asociacion de la localidad correspondiente.
El Recurso de Apelacion lo asume y resuelve la CCC del organismo comunal de grado superior, en este caso es la CCC de la Federacion Comunal del Atlantico.
La CCC de la Asociacion debe notificar (personalmente o por edicto) el contenido del fallo a los afectados. Para notificar personalmente se envia una citacion al afiliado (a) a la direccion que se encuentra registrada en el libro. Si el afiliado (a) no se hace presente, se procede a la notificacion por Edicto.
El edicto, es un escrito que se coloca por diez (10) dias habiles en un sitio visible y de amplia concurrencia en el barrio, entre ellos el salon comunal. Si no hay salon comunal, se fijara en otro lugar publico con esas caracteristicas.
La notificacion por edicto se entendera surtida el dia de desfijacion del edicto. Si dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de desfijacion del edicto o a la diligencia de notificacion personal los afectados (as) no interponen recurso alguno (reposicion y/o apelacion) el fallo queda en firme, es decir que las decisiones alli tomadas son de obligatorio cumplimiento.
Una vez en firme el fallo, la CCC de la Asociacion lo remitira al Secretario (a) de la JAC para que proceda con las respectivas exclusiones y anotaciones en el libro, respecto de los sancionados.
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